Si trabajas en una agencia de viajes, hay una realidad universal: la operativa está llena de tareas pequeñas que se comen el día. Pegar datos de una web en el backoffice, revisar campos, facturar manualmente, ordenar listas, perseguir documentación… y cuando te das cuenta, se te ha ido la mañana en “cosas” que nadie ve, pero sin las cuales nada funciona.

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En la última sesión de (in)fórmate by Green & Human, hablamos con Jaime Font sobre CAPDATA, una herramienta que nace con una idea sencilla pero potente, y es aplicar inteligencia artificial a lo que más tiempo roba a una agencia. Esto va de productividad, pero también de calidad en el dato, el cumplimiento y, al final, de poder dedicar más energía a lo importante que es asesorar, vender y cuidar a nuestros clientes.

¿Qué es CAPDATA?

CAPDATA es una plataforma especializada en agencias de viajes y touroperación que integra distintas soluciones basadas en IA para:

• Capturar datos (reservas, facturas, documentación).
• Ordenarlos y estructurarlos de forma útil.
• Conectarlos con sistemas del ecosistema travel.
• Y reducir trabajo manual repetitivo.

La herramienta se ha construido con feedback real de agentes, con un enfoque muy de “esto es lo que de verdad pasa en una agencia”. Por ello, te vamos a contar 7 cosas que harán que te enamores de esta plataforma:

1. La extensión del navegador: capturar datos sin “teclear la vida”

Uno de los módulos más llamativos es la extensión del navegador. Permite que la agencia trabaje en cualquier web de proveedor (por precio, comodidad o preferencia).

La IA lee la página (por ejemplo, una reserva en una aerolínea) y captura los campos relevantes. Esa información se prepara para que no tengas que rehacerla manualmente después. Traduciéndolo a nuestro idioma, reducimos la mitad del trabajo.

2. Autofacturación e integraciones: que el dato no se quede “a medias”

Capturar datos está bien. Pero si no se integra con el RP/backoffice, no tendría mucho sentido. CAPDATA trabaja con integraciones con los principales sistemas del mercado y también contempla consumo vía API/webhooks en entornos más avanzados. La idea es que el dato que capturas pueda acabar donde tiene que acabar: en la operativa real.

Además, durante la sesión se mencionó cómo se gestionan conceptos como service fee / gestión / markup, que cambian de nombre según el RP… y cómo CAPDATA lo adapta para que sea entendible y operativo.

3. Un “middleware” de contactos: una base única (y personalizable)

Otro punto fuerte es su enfoque como base única de contactos:

• Importación de contactos desde Excels (incluso formatos complejos).
• Capacidad de mapear campos automáticamente con IA.
• Personalización total: campos propios, columnas, etiquetas, carpetas, subcarpetas…
• Y un enfoque pensado para que esa información se use en diferentes flujos.

Esto es especialmente útil cuando trabajas con múltiples orígenes de datos y necesitas orden sin perder flexibilidad.

4. Documentación e identidad: extraer datos sin guardar el documento

CAPDATA permite la lectura masiva de documentos de identidad (DNI/pasaporte), extrayendo los datos relevantes para trabajar con ellos. Además, la plataforma se enfoca en cumplimiento RGPD/LOPD, y el planteamiento es no guardar el documento, sino guardar la data necesaria para la operativa. Esto, en la práctica, ayuda a evitar el clásico “guárdalo por si acaso” que luego se convierte en un riesgo (y un desorden).

5. Facturas y reservas: estructurar para volcar y gestionar

También se mostró el transcriptor de facturas (subida y lectura, con validaciones) y reservas (PDF o copiar/pegar desde entornos habituales). El objetivo es el mismo, convertir documentos y textos en información estructurada, lista para trabajar o enviar al sistema correspondiente.

6. Módulo de grupos: rooming list, seating y control

Para agencias con grupos (y cualquiera que haya sufrido un Excel de rooming list sabe de lo que hablamos), CAPDATA incorpora funciones para gestión del grupo, organización de reservas, reating y rooming list, y etiquetas, carpetas, y relación con contactos/empresas.

Cuanto más ordenado y estructurado está el dato, más fácil es compartirlo con hoteles, proveedores o equipos internos.

7. Usuarios y permisos: cada agencia con su “forma de trabajar”

En muchas herramientas, esto es un drama, o ve todo el mundo todo, o nadie puede hacer nada. Aquí se explicó un modelo de usuarios con roles y permisos configurables, donde se decide:

• Qué ve cada usuario en el panel.
• Qué tablas se comparten (lectura, edición, compartición).
• Cómo se organiza la estructura por agencias/equipos.

¿Cómo funciona el modelo de uso?

La plataforma puede tener un acceso inicial gratuito para probar. El coste se asocia al uso de IA mediante tokens: se consume token cuando se ejecutan funcionalidades inteligentes. Esto permite que el acceso sea más flexible y que cada agencia pague realmente por el uso de IA (no por “estar dentro”).