Aplicación de la normativa sobre el registro de viajeros

Registro de viajeros: documental y comunicación de datos de las reservas al Ministerio del Interior

Amparándose en la seguridad ciudadana, y en la amenaza tanto de la actividad terrorista como del crimen organizado, nació el RD 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Aunque entró en vigor el 27 de abril de 2022, las obligaciones de comunicación y transmisión de datos cuentan con una prórroga que permanecerá vigente hasta el próximo 2 de diciembre de 2024.

El Ministerio del Interior ha implementado una plataforma informática denominada “Ses.Hospedajes” a través de la cual los sujetos obligados deberían cumplir con sus obligaciones de comunicación de datos.

Teniendo esto presente, repasamos todas las implicaciones que la nueva normativa tiene para los sujetos obligados y cuya moratoria en cuanto a su aplicación, sería, salvo novedades de última hora, hasta el 2 de diciembre de 2024.

¿Cuáles son las actividades reguladas y quiénes son los obligados?

La actividad de hospedaje, con independencia de la tipología, incluyendo junto con los prestadores directos (hoteles, pensiones, campings, etc.), los intermediadores (agencias de viaje, operadores turísticos y plataformas digitales), y la actividad de alquiler de vehículos a motor sin conductor.

¿Qué obligaciones se derivan de la norma?

El RD 933/2021 impone a todos los sujetos obligados a realizar dos tipos de acciones respecto de los datos de sus clientes que alquilen vehículos a motor o realicen reservas en establecimientos de hospedaje en España: el registro de sus datos y la comunicación de los mismos al Ministerio del Interior.

• Obligación de registro de datos: debe ser informático y conservarlos durante 3 años. La obligación de registro queda excluida en el caso de quienes desarrollen la actividad a título no profesional. No obstante, deberán comunicar los datos en los mismos términos.
• Obligación de comunicación de datos al Ministerio del Interior.

¿Cómo debe ser el registro de viajeros?

El registro de viajeros, además de que tiene la obligación de estar informatizado, debe cumplir los requisitos de la normativa en protección de datos. Esto supone un nuevo tratamiento de datos y, por tanto, todas las empresas obligadas deberán revisar y actualizar sus protocolos e implementar las medidas adecuadas para incluir este tratamiento en su documentación interna dentro de su Registro de actividades de tratamiento, así como en su protocolo de medidas de seguridad.

Entre otras cuestiones, el cumplimiento de esta normativa supondrá en materia de protección de datos:

• Revisar el documento obligatorio para todas las empresas que traten de manera habitual datos de carácter personal su registro de actividades de tratamientos, y añadir este nuevo tratamiento.
• Informar de este nuevo tratamiento en sus políticas de privacidad.
• Mejorar y revisar sus protocolos de medidas de seguridad en la conservación de estos registros de viajeros, con datos más sensibles de los necesarios para realizar sus reservas y por el tiempo estipulado en la normal, y no más.
• Contemplarlo en sus protocolos de conservación de la documentación.
• Informar a sus trabajadores de cómo deben tratarse estos datos, desde el punto de vista de la protección de datos, y por tanto refrescar formaciones, con el objeto de que quienes manejan dichos datos lo hagan completamente informados y conozcan cómo deben actuar.

¿Cómo llevar a cabo la comunicación de datos?

La plataforma creada por el Ministerio para este cumplimiento es la denominada Ses.Hospedajes. Es la utilización de ella lo que se viene prorrogando, de momento, hasta el 2 de diciembre de 2024.

Como criterios base para su uso, es preciso y con carácter previo que los sujetos obligados se registren ante el Ministerio del Interior (o autoridad que se designe), declaración que debe hacerse en el plazo de diez días desde que se inicia la actividad.

Una vez registrada la empresa, sujeto obligado, en la plataforma que se facilita desde el mismo Ministerio del Interior (Orden INT/649/2010), ya se puede proceder con las comunicaciones de las reservas realizadas a clientes que adquieran cualquiera de los servicios afectados.

¿Cuál es la situación jurídica actual y a partir del día 2 de diciembre de 2024?

Según se ha expuesto anteriormente, las obligaciones de registro de datos de clientes por parte de los sujetos obligados están vigentes desde el día 27 de abril de 2022.

En cuanto a las obligaciones de comunicación de los datos registrados, así como al procedimiento de alta de los nuevos sujetos obligados, su situación dependerá de si se ha publicado la norma de desarrollo a 2 de diciembre de 2024, de que se conceda una nueva moratoria, o si nos encontramos con una situación en la que no existe nueva moratoria o norma de desarrollo.

Si no hay nueva moratoria ni norma de desarrollo, los sujetos obligados, tanto los históricos como las agencias de viajes, los operadores turísticos y las plataformas digitales de intermediación, deberán comunicar los datos registrados sobre las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES sin pena de ser expedientadas por infringir sus obligaciones derivadas del RD 933/2021.

Ante cualquier duda sobre la aplicación del registro de viajeros, Tourism & Law estará a vuestra disposición.